Щодо внесення змін до тендерної документації
У пункті 6.3 Додатку 3 до тендерної документації передбачається, що «Виконавець повинен забезпечити якісну оn-line трансляцію відео-протоколів на екрани та у мережі інтернет на зазначених Замовником ресурсах під час проведення Заходу». Просимо внести зміни до тендерної документації, зазначивши, на яких саме ресурсах потрібно забезпечити трансляцію
Замовник не вбачає необхідності внесення змін
Щодо внесення змін до тендерної документації
У Специфікації Додатку 3 до тендерної документації зазначено «Розміщення в двомісному номері зі сніданком та вечерею» 38 осіб та «трансфер» 70 осіб. Відповідно до яких пунктів Додатку 3 береться розміщення у двомісному номері 38 осіб та трансфер 70? Наявні пункти 1.2 та 1.3 передбачають розміщення в одномісних номерах 32 особи спікерів та бронювання одномісних номерів для 18 членів Організаційного комітету. Кого тоді необхідно розмістити в двомісних номерах, та які умови їх трансферу Виконавець повинен забезпечити? Прошу внести відповідні зміни, що розкривають ці питання, до тендерної документації.
Відповідні зміни будуть внесені до тендерної документації
Крок зниження ціни.
Постачальних професійних послуг - агенція, яка працює за комісійну винагороду від вартості послуг та товарів від прямих постачальників не може знижувати вартість кроком на 1% від загальної суми закупівель. Така ознака напряму вказуватиме на непрозорість формування ціни від постачальників. Такий значний крок пониження ціни свідчить про формування вартості запропонованих послуг не стандартними ринковими механізмами, а шляхом навмисного завищення цінової пропозиції для забезпечення потім можливостей зниження ціни під час перебігу аукціону. Такий механізм призводить до високої вірогідності закупівлі Замовником послуг по завищеній, а не ринковій ціні та надмірному витрачанню коштів Просимо скоригувати цю умову в тендерній документації у бік зменшення мінімального кроку зниження ціни.
Відповідні зміни будуть внесені до тендерної документації
Щодо надання роз’яснення
У вимогах Розділу 4 Додатку 3 до тендерної документації зазначається сумарно по пунктам 4.1-4.7 17 спеціалістів з забезпечення роботи звукового обладнання, світлового обладнання, обладнання світлодіодного екрану, обладнання для синхронного перекладу та безпосереднью самого синхронного перекладу. Чи потрібно учаснику забезпечувати наявність мінімум 17 окремих людей, або можливо сумісництво функціоналу задіяного персоналу?
Можливо сумісництво
Візуальний стиль
у ТЗ не вказано жодних референсів чи посилань на логотип/бажаний стиль Заходу. Без наявності конкретики неможливо точно вказати вартість поліграфії, адже і вартість еко торбинок, і ручок, тощо, залежить як мінімум від кількості кольорів нанесення. Також у документації не регламентовано процес узгодження із Замовником фірмового стилю Заходу, до якого числа необхідно буде розробити його та на протязі скількох днів буде відбуватись його узгодження Замовником. Ця інформація необхідна для планування організації конференції та коректної калькуляції вартості, просимо внести відповідні зміни до тендерної документації
Логотип та фірмовий стиль Заходу пропонує та узгоджує з Замовником переможець процедури закупівлі.
Щодо надання роз’яснення
Відповідно до пункту 3.6 Додатку 3 до тендерної документації : «Виконавець забезпечує харчування під час проведення гала-вечері на 150 осіб. Орієнтовне меню: холодні та гарячі закуски, основні м’ясні та рибні страви, гарнір, напої тощо, з виходом їжі не менше ніж 800 г. на 1 особу.» Більшість вегетаріанців не вживає в їжу м’ясні та рибні страви, а вимогами пункту 2.5 Додатку 3 передбачено 30% частки вегетаріанських обідів від загальної частки. Чи потрібно буде забезпечити основні вегетаріанські страви для гала вечері?
Так
Щодо внесення змін до тендерної документації
Відповідно до вимог частини 2 пункту 3 розділу «Документальне підтвердження для Учасників торгів» Додатку 2 до тендерної документації, учасник повинен надати «копії документів, що підтверджують відповідну освіту кожного з працівників та копії документів, що підтверджують працевлаштування кожного працівника на підприємстві Учасника». Наразі нерозкритими залишаються такі питання: 1) які документи вважаються підтвердженням відповідної освіти для персоналу, який Виконавець має забезпечити згідно вимогам пунктів 4.1-4.7 Додатку 3 до тендерної документації. 2) Чи обов’язковим є працевлаштування всього персоналу, який Виконавець має забезпечити згідно вимогам пунктів 4.1-4.7 Додатку 3 до тендерної документації на підприємстві Замовника. 3) Які документи можуть бути представлено як підтвердження працевлаштування працівників Прошу внести відповідні зміни до тендерної документації.
Учасником мають бути зазначені працівники, які будуть залучатися до надання послуг, що є предметом закупівлі, та керівний склад учасника – юридичної особи (фізичної особи-підприємця). На підтвердження освіти та працевлаштування надаються документи, визначені законодавством. Також учасник має можливість залучати відповідних спеціалістів на інших умовах (договори про надання послуг тощо). Такі спеціалісти не зазначаються в Довідці про наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід, та на них не надаються документи, що підтверджують освіту та працевлаштування.
Щодо внесення змін до тендерної документації
Відповідно до роз’яснення Замовника, опублікованого на електронному майданчику, «Захід буде проведено після 20-го червня, конкретні дати підлягатимуть уточненню» . Враховуючи початок курортного сезону, великий наплив туристів до Одеси та вказані у пунктах 1.1-1.3 та 2.1-2.2 Додатку 3 до тендерної документації вимоги до готелів та місця проведення Заходу просимо внести зміни до тендерної документації, а саме надати конкретні дати проведення заходу. Ненадання цієї інформації унеможливлює коректну калькуляцію вартості, оскільки при виборі готелю та місця проведення Заходу потрібно враховувати чи на дату подання пропозиції буде у обраному готелі зазначена у тендерній документації кількість місць та доступний для проведення Заходу конференц-зал.
Відповідні зміни будуть внесені до тендерної документації
Фоторепортаж
З якого розрахунку висуваються умови про 300 фото з дводенної конференції і 300 фото з гала вечері на 3 години? Враховуючи значно більшу кількість годин роботи фотографа під час двох днів Заходу та міжнародно-діловий формат конференції чи не потрібно зробити більше фото конференції? Просимо надати роз’яснення та у разі слушності зауважень, внести зміни до тендерної документації
Замовник не вбачає необхідності внесення змін
Щодо внесення змін до тендерної документації
Вимогами пункту 2.3 та 2.5 Додатку 3 передбачається забезпечення з боку Виконавця брендованої тумби для спікерів, окремої брендованої стійки для реєстрації учасників та вказівників з використанням айдентики Заходу. Водночас у пункті 5.2 Додатку 3 вказано перелік дизайн-макетів, які Виконавець повинен розробити та вищезазначені об’єкти там не зазначено. Чи потрібно буде розробляти дизайн брендованої тумби для спікерів, окремої брендованої стійки для реєстрації учасників та вказівників з використанням айдентики Заходу? Прошу внести відповідні зміни до тендерної документації.
Відповідні зміни будуть внесені до тендерної документації
Щодо внесення змін до тендерної документації
Відповідно до вимог пункту 4 розділу «Документальне підтвердження для Учасників торгів» Додатку 2 до тендерної документації, учасник повинен надати Таблицю 3 «Довідка щодо виконання учасником аналогічного договору». Стовпець 5 цієї таблиці має містити інформацію про виконання учасником зобов'язань за договором, у тому числі зазначення номеру і дати видаткової (видаткових) накладної (накладних) та/або дати акту (актів) прийому-передачі товару. Предметом закупівлі є «Послуги з організації виставок, ярмарок і конгресів», та аналогічним договором не може вважатись договір поставки товару. При наданні послуг не оформляються видаткові накладних та/або акти прийому-передачі товару, тому така вимога унеможливлює подання коректної довідки, а отже й виконання Учасником вимог до складу тендерної пропозиції. Прошу внести до тендерної документації відповідні зміни.
Відповідні зміни будуть внесені до тендерної документації
Дати проведення заходу.
Дати проведення заходу: Без індикації чітких дат проведення заходу неможливо надати пропозицію, за якість якої прийнятно нести відповідальність. Адже кінець червня - високий сезон у Одесі і далеко не факт, що запропоновані агенцією дати та фактичні дати конференції співпадуть. У гіршому варіанті, вільної на бажані дати конференції підходящої локації може не виявитися взагалі, або вартість номерів та/чи оренди зали зрости в кілька разів. У тендерній документації є багато вимог до постачальника щодо фіксації вартості на 90 днів, банківської гарантії, відповідності багатьом технічним вимогам, тощо, проте основної інформації про подію бракує. Не вказано мету заходу і не описана цілова аудиторія Конференції, що також впливає на формування программа гала-вечері. Просимо внести зміни до тендерної документації, що вказують точні дати проведення Заходу та більш детально розкривають його зміст.
Відповідні зміни будуть внесені до тендерної документації
Кількість осіб, що будуть проживати у готелях
Яка точна кількість осіб, що будуть проживати у готелях, вартість на які потрібно закладати у кошторис? - спікери - організатори - учасники Дякую!
Вказана максимальна кількість осіб, яким надається проживання. Точну кількість на даний момент визначити неможливо.
Проведення Заходу
У тендерній документації не вказано формат розсадки (театр, класна кімната, кабаре - це варто знати для передбачення необхідних меблів у залі) та роботи в залі (почергові виступи/лекції, панельні дискусії, ток-шоу, церемонія нагородження, тощо - це потрібно зняти для передбачення відповідної кількості персоналу, меблів, обладнання). Без зазначених параметрів калькуляція вартості надання послуг можлива лише приблизно, що є некоректним. Просимо внести відповідні зміни до тендерної документації.
Замовник не вбачає необхідності внесення змін
Уточнення дати заходу
Прошу надати точні дати проведення заходу. Червень для Одеси дуже напружений місяць для проведення заходів. Для оптимального підбору залів та готелів - інформація потрібна максимально оперативно. Уточнення: кількість спікерів, що будуть проживати у готелі - 32 особи? Дякую!
Захід буде проведено після 20-го червня, конкретні дати підлягатимуть уточненню. Кількість спікерів, яким надається проживання, вказана приблизно та може бути скоригована виключно в бік зменшення.
Переклад
У ТЗ не вказано час роботи перекладачів синхронного перекладу. Чи є потреба у перекладі лише під час конференції, чи і під час гала вечері? Просимо внести відповідні зміни до тендерної документації
В технічному завданні вказана необхідність забезпечення двох сертифікованих перекладачів на весь час проведення Заходу.
Щодо внесення змін до тендерної документації
Пунктом 2.2 Додатку 3 до тендерної документації зазначено, що «Місце проведення Заходу повинно відповідати міжнародним стандартам конференц-сервісу». З метою можливості забезпечення відповідності пропозиції Учасника вимогам тендерної документації, просимо внести зміни до тендерної документації, які зазначають, які саме стандарти регламентують вимоги до місця проведення заходу.
Конкретні вимоги до місця проведення Заходу вказані в тендерній документації та відповідність тендерної пропозиції Учасника умовам тендерної документації розглядатиметься згідно цих вимог.
Технічне забезпечення
У 4 розділі ТЗ вказані параметри світлового та звукового забезпечення, які можуть абсолютно не відповідати вимогам конкретного приміщення та створювати дискомфортні умови для проведення Заходу. Відповідно до типу та параметрів приміщення оптимальним буде індивідуальне налаштування параметрів обладнання. З метою забезпечення максимально ефективного проведення Заходу та витрачання коштів, просимо внести відповідні зміни до тендерної документації
Замовник не вбачає необхідності внесення змін
Щодо внесення змін до тендерної документації
Вимогами пунктів 4.1-4.3 та 4.6-4.7 Додатку 3 до тендерної документації передбачається наявність персоналу для якісного технічного супроводу Заходу. Для коректної калькуляції вартості послуг необхідно надати інформації щодо кількості годин, які будуть задіяні вищезазначені спеціалісти протягом двох днів проведення Заходу. Просимо внести відповідні зміни до тендерної документації.
Захід має проводитись протягом двох днів з 9:00 до 18:00. Тривалість Гала-вечері вказана в тендерній документації.
Технічний персонал
З якого розрахунку зафіксована кількість технічного персоналу? Об'єктивно, в одних випадках сильно завищено, а в інших - занижено кількість персоналу. Оптимальним шляхом було б більш детально розписати вимоги щодо забезпечення Заходу та гала-вечері: які умови проведення мають бути забезпечені, а кількість персоналу, потрібного для цього залишити на розсуд учасників. Урахування у пропозиції, а отже у калькуляції вартості, зайвого персоналу, який непотрібен для організації Заходу, але вимагається у тендерній документації призведе лише до збільшення вартості закупівлі без покращення якості надання послуг. Пропонуємо внести відповідні зміни до тендерної документації.
У калькуляції вартості не зазначена кількість необхідного персоналу. Враховуючи можливість сумісництва обслуговування різних типів обладнання, Учасник на власний розсуд визначає потрібну кількість персоналу.
