08 вересня 2025 року о/об 10 год. 30 хв.Справа № 280/4704/25 м.Запоріжжя
Запорізький окружний адміністративний суд у складі головуючого судді Прасова О.О. при секретарі Махунові В.В., розглянувши у місті Запоріжжі у порядку спрощеного позовного провадження адміністративну справу
за позовом ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 ; ідентифікаційний номер НОМЕР_1 ; ІНФОРМАЦІЯ_1 )
до Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області (проспект Соборний, буд.158-Б, м.Запоріжжя, Запорізька область, 69057; код ЄДРПОУ 20490012)
про визнання дій протиправними та зобов'язання вчинити певні дії,
До Запорізького окружного адміністративного суду надійшла позовна заява ОСОБА_1 (надалі - позивач, ОСОБА_1 ) до Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області (надалі - відповідач, ГУ ПФУ в Запорізькій області), в якій позивач просить суд: 1) визнати дії Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області щодо відмови в надісланні позивачеві трудової книжки і копії наказу про звільнення на підставі її заяви від 17.04.2025 неправомірними; 2) зобов'язати Головне управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області направити поштою ОСОБА_1 копію наказу про її звільнення і трудову книжку на її ім'я на підставі її особистої заяви від 17.04.2025.
У позовній заяві зазначено наступне: «… Позивач ОСОБА_1 працювала в Головному управлінні Пенсійного Фонду України в Запорізькій області. Оскільки загальновідомим є факт повномасштабного вторгнення російської федерації на територію України 24 лютого 2022 року, що стало початком активних бойових дій, в тому числі і на території Запорізької області, то позивач вимушена була звільнилася за власним бажанням. Ситуація на час звільнення склалася така, що у 2022 році позивач не змогла отримати у відповідача свою трудову книжку. 17 квітня 2025 року позивач засобами електронного зв'язку направила до ГУ ПФУ в Запорізькій області запит на отримання оригіналу трудової книжки, в якому зазначила поштову адресу і свої прізвище, ім'я і по батькові як отримувача відправлення, підписала заяву за допомогою ЕЦП. Листом від 15.05.2025 року за вих.№ 0800-0701-8/47036 відповідач надав відмову у направленні поштою трудової книжки позивача і пояснив, що відскановану копію ОСОБА_1 може подивитися в особовому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду України та роздрукувати у випадку необхідності. Причиною відмови ГУ ПФУ в Запорізькій області зазначило прохання надати Головному управлінню будь-які підтверджуючі документи, в тому числі довідку внутрішньо переміщеної особи, щодо адреси перебування позивача на підконтрольній частині України, на яку в подальшому можливо буде переслати трудову книжку. Таку відмову у наданні трудової книжки вважаємо неправомірною і такою, що підлягає судовому захисту з наступних причин. … Дійсно, на час звільнення позивача і дотепер діє Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена Наказом Міністрества праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України ві 29.07.93 № 58 і зареєтрована в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 р. за № 110 (далі Інструкція № 58), в п. 4.2. якої занотовано: “Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника». Відповідач умисно перекрутив зміст п. 4.2 Інструкції № 58 вказавши, що “пересилання трудової книжки допускається поштою з доставкою на зазначену адресу тільки її власнику за письмовою згодою останнього. У заяві, що надійшов 17.04.2025 року відсутня повна адреса для пересилання трудової книжки (поштовий індекс, область, місто, вулиця, номер будинку, тощо). Крім того, враховуючи, що трудова книжка повинна бути переслана Вам особисто, то надіслати її на відділення Укрпошти «до запитання» у Головного управління не має правових підстав». Зазначаємо, що Пункт 4.2 Інструкції № 58 не встановлює таких умов як зазначення поштового індексу, області, міста, вулиці, номеру будинку. За цим нормативним документом достатньо звичайної поштової адреси, про що позивач зазначила у своєму запиті (поштовий індекс, область, місто, поштове відділення). Щодо надання довідки внутрішньо переміщеної особи для отримання власної трудової книжки, то ця вимога взагалі є абсурдною щодо вирішення питання трудових відносин, оскільки жоден нормативно-правовий акт, що регулює трудові правовідносини, не містить вимоги про отримання статусу внутрішньо переміщеної особи. … Відповідач надав лист, в якому посилається про надходження схожих запитів від інших осіб про надання ним трудових книжок. Але питання видачі позивачу особисто трудової книжки на моє власне ім'я є індивідуальним питанням, і запити інших осіб ніяк не стосуються моїх правовідносин з відповідачем. … З вищевказаної відповіді ГУ ПФУ в Запорізькій області вбачається, що трудова книжка позивача ним була оцифрована до звільнення позивача, тому виникає питання: а чому вона своєчасно не була передана позивачеві відповідно до законодавчих вимог? Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 року № 301 «Про трудові книжки працівників» роботодавець несе відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок працівників. З вищевикладених обставин дії відповідача є такими, що порушують конституційне право позивача на працю. …».
Позивач підтримав позовну заяву.
Відповідачем подано до суду відзив на позовну заяву, в якому зазначено наступне: «… Головне управління ознайомившись із позовною заявою вважає, що позовні вимоги позивача не можуть бути задоволені з наступних підстав. Позивача відповідно до її особистої заяви та наказу Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області від 22.06.2022 року № 720-о 22 червня 2022 року звільнено з посади головного спеціаліста відділу опрацювання пенсійної документації № 2 управління з питань виплати пенсій Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області за власним бажанням відповідно до статті 38 Кодексу законів про працю України та частини 1 статті 86 Закону України від 10.12.2015 №889-VІІІ «Про державну службу». Відповідний запис внесено до трудової книжки позивача. Правила ведення трудових книжок, внесення записів та їх виправлення у трудових книжках працівників мають виконуватися з урахуванням чітко визначених правил, встановлених Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою спільним Наказом Міністерством юстиції України, Міністерства праці України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 та Постановою Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 № 301. … Відповідно до п.4.2 Інструкції, якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника. 22 червня 2022 року позивачу було надіслано лист № 0800-0801-8/25644 про необхідність з'явитися до управління по роботі з персоналом Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області (м. Запоріжжя, пр. Соборний буд. 158-б) для отримання трудової книжки. ОСОБА_1 по трудову книжку до теперішнього часу не з'явилась, згоди на пересилання трудової книжки поштою не надавала. При цьому позивач самостійно добровільно тривалий час відмовлялась отримати свою трудову книжку, чим фактично створювала штучні умови на свою користь та діяла не добросовісно щодо реалізації своїх прав. Трудове законодавство України побудоване на балансі прав та обов'язків як працівника, так і роботодавця. За положеннями трудового законодавства невиконання зобов'язань, як і зловживання правами, не допускається, а право працівника отримати трудову книжку в день звільнення пов'язується не лише з обов'язком роботодавця видати трудову книжку, а й з обов'язком працівника її забрати, якщо роботодавець створив всі умови для її вчасної видачі. … Звертаємо увагу, що позивач звернулась до Головного управління із запитом щодо отримання оригіналу її трудової книжки та копії наказу про звільнення шляхом надіслання вищезазначених на відділення Укрпошти лише 17.04.2025 року. Також, згідно зі статтею 47 КЗпП України (в редакції на час виникнення спірних правовідносин, зі змінами, внесеними Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 року №1217-ІХ, який набрав чинності 10.06.2021 року), роботодавець зобов'язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (стаття 116) та провести з ним розрахунок у строки, визначені статтею 116 цього Кодексу, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника. Відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України (в редакції на час виникнення спірних правовідносин, зі змінами, внесеними Законом України від 05.02.2021 року №1217-ІХ. який набрав чинності 10.06.2021 року) облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування». Роботодавець на вимогу працівника зобов'язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Так, у ст. 47 КЗпП читаємо про те, що роботодавець зобов'язаний у день звільнення: 1. видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення та письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні; 2. розрахуватися з ним у строки, зазначені в ст. 116 КзпП; 3. видати належно оформлену трудову книжку або, на вимогу працівника, внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігає працівник. При цьому у п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону №1217 зазначено, що роботодавець зобов'язаний у день звільнення видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладений трудовий договір до набрання чинності Законом №1217 та який звільняється до завершення процедури включення до реєстру застрахованих осіб Держреєстру соцстрахування відсутніх відомостей про трудову діяльність. Зазначені законодавчі норми прямо передбачають, що отримати трудову книжку при звільненні має право саме працівник. В заяві від 17.04.2025 року позивач вказує лише місто та індекс відділення Укрпошти та зазначає «до запитання» та свій номер телефону, проте поштовий індекс та назва міста не є поштовою адресою. Поштова адреса - розташування житла людини або установи (підприємства) відносно країни, регіону (області), району, міста (села, селища), вулиці (провулку). До поштової адреси включено поштовий індекс, номер будівлі, корпусу та номер приміщення у будівлі (квартири, офісу тощо). Отже, текст заяви ніяким чином не підтверджує перебування позивача на підконтрольній території України. Навпаки, у позовній заяві позивач зазначає місцем свого перебування - місто Бердянськ Запорізької області яке є тимчасово окупованою територією України з 24.02.2022 року, що визначено Законом України від 15.04.2014 № 1207-VІІ «Про забезпечення прав і свобод громадян та правовий режим на тимчасово окупованій території України» та наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 28.02.2025 №376 "Про затвердження Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією". Пересилати трудову книжку поштою можна тільки за письмовою згодою працівника (п. 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. №58). Працівник у заяві може попросити надіслати трудову книжку на вказану ним адресу. Утім, це положення не змінює законодавчих норм та не дає працівникові можливість погодити із роботодавцем іншого отримувача трудової книжки. Також, зазначаємо, про те, що відповідно до статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником. Таким чином, отримати згоду працівника на пересилання трудової книжки можливо альтернативними способами, обраними за згодою між роботодавцем та працівником, а ось пересилати трудову книжку можна лише поштою, оскільки це передбачено нормою законодавства. … Головним управлінням Пенсійного фонду України в Запорізький області листом від 15.05.2025 р № 0800-0701-8/47033 було надано вичерпну відповідь на запит позивача від 17.04.2025 р., в якому відповідач зазначає про те, що у вищезазначеному запиті позивача відсутня повна адреса для надсилання трудової книжки, з урахуванням того, що чинним законодавством передбачено надіслання трудової книжки працівнику особисто. Також у листі Головного управління від 15.05.2025 міститься прохання до позивача про надання будь-яких підтверджуючих документів, щодо адреси перебування позивача на підконтрольній території України на яку в подальшому буде можливо надіслати оригінал трудової книжки, у тому числі довідку внутрішньо переміщеної особи, адже за останньою інформацією, наявною у відповідача позивач перебуває на тимчасово окупованій території України, що також ним не спростовується. Вважаємо, що Позивач умисно «перекрутив» зміст листа відвідача від 15.05.2025 щодо витребування останнім саме довідки внутрішньо переміщеної особи, та посилається у своїй позовній заяві на малозначимість цього виключного статусу у правовому полі, у тому числі у спірних правовідносинах, адже вищезначені у даному відзиві правові норми є чинними, а довідка внутрішньо переміщеної особи це тільки один з імовірних документів задля підтвердження місцезнаходження позивача на підконтрольній Україні території та його змогу особисто отримати трудову книжку, у тому числі шляхом поштового зв'язку, що передбачено Інструкцією № 58. Отже, роботодавець зобов'язаний надіслати трудову книжку на будь-яку адресу, зазначену в заяві працівника, але адресатом має бути працівник особисто. Враховуючи усе наведене вище, вважаю, що відповідач діяв на підставі, у межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України, а також з використанням повноважень з метою, з якою ці повноваження надано, обґрунтовано, тобто з урахуванням усіх обставин, що мають значення для прийняття рішення, безсторонньо, добросовісно та розсудливо. Окрім того, зазначаємо, що дані паперової трудової книжки позивача відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.2019 № 1084 «Про затвердження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» було відскановано та розміщено на вебпорталі Пенсійного фонду України, де позивач може користуватися нею через особистий кабінет на вебпорталі Фонду. Виходячи з вищезазначеного, дії відповідача не суперечать чинному законодавству України, тому, підстави для задоволення вимог позивача повністю відсутні. …».
Відповідач проти позовної заяви заперечував.
Ухвалою Запорізького окружного адміністративного суду від 09.06.2025 відкрито провадження у справі за правилами спрощеного позовного провадження без повідомлення (виклику) учасників справи (у письмовому провадженні) та без проведення судового засідання.
Суддя Запорізького окружного адміністративного суду Прасов О.О. у період з 14.07.2025 по 03.08.2025 перебував у відпустці.
Розглянувши наявні матеріали та фактичні обставини справи, дослідивши і оцінивши надані докази в їх сукупності, суд з'ясував наступне.
У заяві від 17.04.2025 ОСОБА_1 на адресу ГУ ПФУ в Запорізькій області зазначено: «… У зв'язку з відсутністю можливості отримати трудову книжку у м.Запоріжжя після звільнення, прошу відправити оригінал трудової книжки та копію наказу про звільнення Укрпоштою на адресу відділення Укрпошти - 03146, м. Київ, до запитання, тел. 0508318283, отримувач ОСОБА_1 . Оригінал заяви направляю підписану ЕЦП. Претензій до строків отримання трудової книжки та копії наказу про звільнення не маю. Додатки: Паспорт та ІНН. …».
У листі ГУ ПФУ в Запорізькій області від 15.05.2025 за №0800-0701-8/47036 на адресу ОСОБА_1 зазначено: «… Головне управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області (далі - Головне управління) на Ваш запит від 17.04.2025 року повідомляє наступне. Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 року №301 «Про трудові книжки працівників» роботодавець несе відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок працівників. У зв'язку з одночасним надходженням до Головного управління 17.04.2025 року шести однакових запитів з однієї електронної адреси від колишніх працівників щодо пересилання їх трудових книжок на одне відділення Укрпошти «до запитання» виникла підозра у шахрайських діях. З метою запобігання умисного заволодіння третіми особами Вашими документами та забезпечення їх збереження відповідь на Ваш запит надіслано на електронну адресу, зазначену Вами, як засіб телекомунікаційного зв'язку у Вашій архівній особовій справі. …».
Судом досліджено всі документи, наявні у даній адміністративній справі.
При вирішенні публічно-правового спору по суті суд виходить з викладеного вище та наступного.
Згідно з ст.47 Кодексу законів про працю України роботодавець зобов'язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (стаття 116) та провести з ним розрахунок у строки, визначені статтею 116 цього Кодексу, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника. (…).
Відповідно до ст.48 Кодексу законів про працю України облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування". На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов'язковому порядку не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу. Роботодавець на вимогу працівника зобов'язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України.
За п.4.2 «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників», затвердженої 29.07.1993 наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України №58, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.08.1993 за №110, якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.
Як зазначено у ч.1 ст.7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів на територіях активних та можливих бойових дій, перелік яких затверджений у порядку, встановленому законодавством, визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
У ч.1 ст.13 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» зазначено: «… У разі припинення трудового договору роботодавець зобов'язаний провести розрахунок із працівником, а також видати трудову книжку (за умови зберігання трудової книжки у роботодавця) не пізніше наступного робочого дня після пред'явлення звільненим працівником письмової вимоги. У разі відсутності доступу до трудової книжки або її втрати роботодавець зобов'язаний видати працівнику дублікат трудової книжки в порядку та строки, встановлені законодавством.».
Указом Президента України від 24.02.2022 за №64/2022 «Про введення воєнного стану» у зв'язку з військовою агресією Російської Федерації в Україні введений воєнний стан.
Судом вивчено й інші норми права, які стосуються виниклого публічно-правового спору.
Враховуючи наведені та інші норми права, обставини справи, суд вважає, що позивач має право на отримання поштою своєї трудової книжки та копії наказу про звільнення.
На думку суду, відповідачем не наведено переконливих доводів не можливості надіслання поштою позивачу його трудової книжки та копії наказу про звільнення.
У ст.19 Конституції України зазначено, що органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов'язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Як зазначено у ч.1 ст.9 КАС України, розгляд і вирішення справ в адміністративних судах здійснюються на засадах змагальності сторін та свободи в наданні ними суду своїх доказів і у доведенні перед судом їх переконливості.
Відповідно до ст.77 КАС України кожна сторона повинна довести ті обставини, на яких ґрунтуються її вимоги та заперечення. В адміністративних справах про протиправність рішень, дій чи бездіяльності суб'єкта владних повноважень обов'язок щодо доказування правомірності свого рішення, дії чи бездіяльності покладається на відповідача.
З урахуванням з'ясованих обставин, досліджених матеріалів справи суд приходить до висновку, що позовна заява підлягає задоволенню. Доводи відповідача не приймаються судом до уваги виходячи з вище зазначеного.
Судові витрати складаються із судового збору та витрат, пов'язаних з розглядом справи (ч.1 ст.132 КАС України).
Суд вирішує питання щодо судових витрат у рішенні, постанові або ухвалі (ч.1 ст.143 КАС України).
Оскільки суб'єктом владних повноважень у справі було ГУ ПФУ в Запорізькій області, то з бюджетних асигнувань цього органу повинні бути присуджені позивачу судові витрати по сплаті судового збору у сумі 968 грн. 96 коп.
На підставі викладеного, керуючись ст.ст.9, 77, 132, 139, 143, 243-246 КАС України, суд,
Позовну заяву ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 ; ідентифікаційний номер НОМЕР_1 ; ІНФОРМАЦІЯ_1 ) до Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області (проспект Соборний, буд.158-Б, м.Запоріжжя, Запорізька область, 69057; код ЄДРПОУ 20490012) про визнання дій протиправними та зобов'язання вчинити певні дії - задовольнити у повному обсязі.
Визнати дії Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області щодо відмови в надісланні ОСОБА_1 трудової книжки і копії наказу про звільнення на підставі її заяви від 17.04.2025 неправомірними.
Зобов'язати Головне управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області направити поштою ОСОБА_1 копію наказу про її звільнення і трудову книжку на її ім'я на підставі її особистої заяви від 17.04.2025.
Стягнути на користь ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 ; ідентифікаційний номер НОМЕР_1 ; ІНФОРМАЦІЯ_1 ) за рахунок бюджетних асигнувань Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області (проспект Соборний, буд.158-Б, м.Запоріжжя, Запорізька область, 69057; код ЄДРПОУ 20490012) судові витрати по сплаті судового збору у сумі 968 грн. 96 коп.
Рішення суду набирає законної сили після закінчення строку подання апеляційної скарги всіма учасниками справи, якщо апеляційну скаргу не було подано.
У разі подання апеляційної скарги рішення, якщо його не скасовано, набирає законної сили після повернення апеляційної скарги, відмови у відкритті чи закриття апеляційного провадження або прийняття постанови судом апеляційної інстанції за наслідками апеляційного перегляду.
Апеляційна скарга на рішення суду подається протягом тридцяти днів з дня складення повного судового рішення.
Апеляційна скарга подається безпосередньо до суду апеляційної інстанції.
Повний текст судового рішення складено 08.09.2025.
Суддя О.О. Прасов